Kumppanikirjastot

Kumppanikirjastotoimintaan voivat ilmoittautua mukaan sekä kuntien koko kirjastolaitokset että yksittäiset kirjaston toimipisteet kuten lähikirjastot. Ennen ilmoittautumista pohtikaa omassa kirjastossanne mahdollisimman isolla porukalla, mitä toivotte kumppanikirjastotoiminnalta.

Mukaan ilmoittaudutaan täyttämällä tämä Lyyti-lomake. Keväällä 2024 ilmoittautuminen oli avoinna 16.2.-15.3.2024. Toinen ilmoittautumiskierros on syksyllä 2024. Sen aikataulusta tiedotetaan erikseen.

Ilmoittautumislomakkeessa kysytään näitä asioita:

• Osallistuva kunta/kirjasto
• Mitä haluaisitte tehdä kumppaninne kanssa?
• Teettekö jo säännöllistä yhteistyötä toisten kirjastojen kanssa? Minkä kirjastojen?
• Yhteyshenkilön yhteystiedot

Ilmoittautumisen jälkeen AKE-ihmiset ovat yhteydessä kaikkiin ilmoittautuneisiin kirjastoihin ja kertovat muodostetut parit. Pareiksi pyritään löytämään mahdollisimman samankokoisia kirjastoja, joilla on samantapaiset toiveet kumppanikirjastotoiminnan suhteen ja joiden maantieteellinen välimatka ei ole kovin pitkä. Lisäksi pareiksi pyritään yhdistämään kirjastoja yli kimpparajojen.

Kumppanikirjastotoimintaan osallistuville kirjastoille järjestetään myös vapaaehtoinen infotilaisuus, jossa käydään ohjeistus läpi yksityiskohtaisesti. Kevään 2024 infotilaisuus järjestetään ke 27.3. klo 9-10. Katso tarkemmat tiedot infotilaisuudesta koulutuskalenterista. Kumppanikirjastotoimintaan osallistuminen ei edellytä infotilaisuuteen osallistumista, vaan homma onnistuu myös tämän ohjeen tarkalla lukemisella.

Kumppanikirjastovierailut ovat yhden päivän mittaisia. Ne voivat koostua tutustumisesta, yhteisestä kehittämistyöstä ja mukavasta yhteisestä tekemisestä. Kumppanikirjastot suunnittelevat vierailujen sisällön yhdessä. Tarkemmat ohjeet löydät alta. Tarvittaessa saatte apua myös AKE-ihmisiltä.

Raportointi: Vierailuista tehdään vapaamuotoinen raportti (tarkemmat ohjeet alla). Lisäksi toivotaan, että vierailuille osallistuneet kertoisivat kokemuksistaan AKEn etäkahveilla, joiden tarkoituksena on kannustaa lisää kirjastoja mukaan. Kyselemme kahvitilaisuuksiin esiintyjiä suoraan osallistuvista kirjastoista, mutta halukkuudestaan voi ilmoittaa myös itse meille.

Kulut: Turun AKE kustantaa osallistujien matkat. Kirjastot voivat lisäksi kustantaa esim. päivärahoja, ruokailuja tai tyhy-tyyppisiä osuuksia oman kuntansa käytäntöjen mukaan.

1. Sopikaa vierailusta kumppanin kanssa

Sopikaa kumppaninne kanssa molemminpuolisten vierailujen ajankohdista sekä siitä, ketkä lähtevät mukaan vierailulle ja keitä vierailukirjastossa on paikalla. Pyrkikää siihen, että mahdollisimman moni osallistuu.

2. Laatikaa yhdessä alustava runko päivälle

Vierailua ennen voi hyvin pitää esimerkiksi etäpalavereita, jotta vierailupäivästä saa parhaan mahdollisen hyödyn. Tarkemmat ohjeet vierailupäivän suunnitteluun kohdassa Ohjeita vierailupäivän suunnitteluun.

3. Tiedottakaa suunnitelmista AKE-ihmisille

Ottakaa yhteyttä AKE-ihmisiin (AKE-kirjasto@turku.fi) ja ilmoittakaa vierailujen ajankohdat, molempien kirjastojen osallistuvat henkilöt sekä suunniteltu ohjelma.

4. Suunnitelkaa matkat

Matkat tulee tehdä edullisimmalla vaihtoehdolla kuitenkin tarkoituksenmukaisuus huomioiden (esim. ei kohtuuttomia odotusaikoja). Julkisten liikennevälineiden lisäksi voi käyttää esim. henkilökunnan omia tai kunnan autoja. Jos julkista liikennettä tai omia autoja ei ole käytettävissä, on mahdollista matkustaa myös tilausajolla. Jos tarvitsette tilausajoa tai se tuntuu tarkoituksenmukaisimmalta vaihtoehdolta (esim. iso porukka, jolle järkevää tilata bussikyyti), ottakaa yhteyttä AKE-ihmisiin osoitteeseen AKE-kirjasto@turku.fi. Tilausajojen tilaamisesta on aina sovittava AKE-ihmisten kanssa ennen tilaamista.

5. Tehkää vierailun aikana tai sen jälkeen raportti AKElle

Raportin muoto on vapaa. Se voi koostua esimerkiksi tekstistä, kuvista, videosta tai mistä ikinä keksitte. Voitte käyttää raportin laatimisessa apuna tämän sivun lopussa olevia apukysymyksiä. Raporttien päätarkoitus on kumppanuustoiminnan reflektointi. Raporttien kautta myös AKE-ihmiset saavat tietoa kumppanuustoiminnan vaikuttavuudesta ja kehittämistarpeista. Raporttien avulla voidaan myös innostaa lisää kirjastoja mukaan kumppanikirjastotoimintaan. Julkaisemmekin mielellämme raportteja Lounais-Suomen kirjastojen extranetissä, jos tekijät antavat siihen luvan. Raportit toimitetaan AKElle sähköpostitse (esim. liitteenä tai linkkinä) osoitteeseen AKE-kirjasto@turku.fi.

6. Toimittakaa matkan jälkeen AKElle matkalaskuun tarvittavat tiedot

Jos kuljette henkilöautolla, auton kuljettajan tekemä matkalasku riittää. Jos taas kuljette julkisilla, jokaiselta matkustajalta tarvitaan oma matkalasku, johon liitetään kopiot matkalippujen kuiteista. Tilausajojen kohdalla laskuttamisesta sovitaan aina erikseen.

Jos kunnallasi on käytössä salauksen mahdollistava sähköposti, toimita tiedot AKElle salattuna. Jos käytössäsi ei ole salauksen mahdollistavaa sähköpostia, pyydä AKE-ihmisiä lähettämään sinulle salattu sähköpostiviesti (pyynnöt osoitteeseen AKE-kirjasto@turku.fi). Kun lähetät tiedot vastauksena tähän viestiin, myös vastausviesti pysyy salattuna.

Matkalaskua varten tarvitaan seuraavat tiedot

• Kopiot julkisten liikennevälineiden kuiteista (esim. kännykällä otettu kuva riittää)
• Kulkuneuvo
• Matkakustannukset (julkisilla/tilausajolla) TAI ajetut kilometrit ja kyydissä olleiden henkilöiden määrä (omalla autolla)
• Laskuttajan suku- ja etunimet
• Laskuttajan henkilötunnus
• Laskuttajan osoite
• Laskuttajan IBAN-tilinumero ja pankin BIC-koodi
• Matkan tarkoitus (esim. Kumppanikirjastomatka X:n kirjastoon)
• Matkan alkupäivämäärä ja kellonaika
• Matka loppupäivämäärä ja kellonaika

Vierailun keston tulisi olla noin 5–6 tuntia (+ matkat). Ohjelmaan kannattaa sisällyttää jotain sellaista, joka edellyttää teiltä yhteydenpitoa myös vierailujen jälkeen! Voitte käyttää sivun lopussa olevia raportoinnin apukysymyksiä ideoinnin tukena myös vierailupäivän ohjelman suunnittelussa. Vierailua ennen voi pitää esimerkiksi etäpalavereita, jotta vierailupäivästä saa parhaan mahdollisen hyödyn.

Ohjelmaan tulee sisältyä: 

• Päivän ohjelman läpikäynti
• Kaikkien osallistujien esittely ja vastuualueet työssä.
• Kummankin kirjaston muiden kuin paikallaolevien työntekijöiden ja vastuualueiden esittely (kirjaston koon mukaan tarkoituksenmukaisuus huomioiden)
• Vierailun kohteena olevan kirjaston palvelujen esittely. Mitkä palvelut ovat molemmille kirjastoille yhteisiä? Onko ne toteutettu samalla tavalla? Entä onko toisessa kirjastossa jokin sellainen palvelu, jota toisessa ei ole?
• Lounas- ja kahvitauot

Näiden lisäksi vierailuun voi kuulua esim.

• Hanke-esittely tai uuden hankkeen suunnittelu: Millaisia hankkeita kirjastoissa on meneillään tai suunnitteilla?
• Kirjaston opasteiden, tilojen, palvelujen tms. katselua uusin silmin. Palautteen antamista esim. laputtamalla, kirjallisesti tai suullisesti.
• Yhteisten yhteistyökumppanien kartoitus: Minkä yhdistysten ja muiden tahojen kanssa teette yhteistyötä? Onko kirjastoilla samoja yhteistyökumppaneita? Voisitteko hankkia yhteisen yhteistyökumppanin?
• Ongelmakohdan yhteinen pohdiskelu: Miten te teette tai tekisitte tämän?
• Tapahtumien suunnittelu: Miten teillä järjestetään tapahtumia? Voisimmeko tehdä yhteistyötä jonkin tietyn tapahtuman järjestämisessä?
• Mukavaa yhteistä tekemistä tai vaikkapa nähtävyyksien esittelyä. Päivän ohjelmaan on lupa sisällyttää myös (kuntien itse kustantamaa) tyhy-tyyppistä toimintaa, kunhan aikaa jää myös toiseen kirjastoon tutustumiselle ja kirjastotyötä koskevalle asiasisällölle. Jos päivään sisältyy tyhy-tyyppisiä osuuksia, niiden on oltava yhteisiä molempien kirjastojen porukalle.

Voitte käyttää näitä kysymyksiä apuna raportin tekemisessä. Jos raporttiinne tulee kuvia tai videota, muistakaa merkitä mukaan kuvaajan tiedot.

• Ketkä vierailivat missä ja milloin?
• Miltä vierailu tuntui?
• Millaisia havaintoja teitte vierailun kohteena olevasta kirjastosta (palveluista, henkilökunnan tehtävistä, tiloista, kokoelmista…)?
• Mitä ajatuksia tai ideoita viette mukananne omaan kirjastoonne?
• Mitä voisitte oppia toisiltanne?
• Miten voisitte olla avuksi toisillenne?
• Millaisia uusia yhteistyön muotoja voisi olla?
• Sovitteko jotain konkreettisia asioita, joita lähdette toteuttamaan?
• Mitä toivoisitte kumppanikirjastotoiminnalta jatkossa?