Kirjastoissa järjestelmien parissa työtä tekevien verkoston kesken on jo yli 10 vuoden ajan järjestetty tapaamisia, joissa käydään läpi mm. kirjastojen ja kimppojen järjestelmäkuulumisia. Tutummin tapaamiset tunnetaan nimellä Kirjastojen ATK-ihmisten kokoontumisajot. Kokoontumiset on välillä mm. koronan vuoksi järjestetty etätapaamisena, mutta viime keväänä polkaistiin jälleen liikkeelle kaksipäiväiset live-kokoontumisajot.
Tänä vuonna ajot järjestettiin Tampereen Metso-kirjastossa ja sinne matkattiin Turusta viiden ja Porista yhden henkilön voimin. Päivät vietettiin Metson alakerrasta löytyvässä komeassa salissa.
Alla joitakin (ainakin järjestelmäihmisten mielestä) kiinnostavia nostoja ATK-ajojen annista:
Muiden kirjastojen kuulumisia
Monissa kimpoissa on ollut ajankohtaisena asiana järjestelmänvaihto ja siihen liittyvät selvitys- tai valmistelutyöt. Vaikka useat kimpat ovatkin viimeisten muutaman vuoden aikana jo vaihtaneet kirjastojärjestelmää, niin vielä riittää kimppoja, joilla tämä tulee olemaan lähivuosina edessä. Järjestelmänvaihtojen yhteydessä on tehty tietokantojen siivoamista, kimppojen laitteiden inventointia ja uusimista, sekä kimppojen sisäisten toimintakäytäntöjen yhtenäistämistä.
Verkkokirjastojen chat-palveluiden on koettu kuormittavan liikaa henkilöstöä käyttöasteeseen nähden ja niistä onkin ryhdytty luopumaan ja miettimään tekoälyyn perustuvia korvaajia palvelulle. Kyyti-kirjastoissa onkin jo botti vastailemassa asiakkaiden kysymyksiin. Tekoälyn hyödyntäminen ja erilaiset automatisoidut toiminnot ovat muutenkin kehityksen kohteina. Erilaisista mobiiliapeista on jouduttu pääosin luopumaan tai toimintoja vähentämään, kun tuki niille on vähentynyt.
Logistiikan ja aineistojen käsittelyn helpottaminen on selvityksessä monissa kimpoissa. Siten RFID-tekniikan hyödyntäminen, aineistojen massakäsittelyt ja varaustenkäsittelyyn liittyvien prosessien parantaminen ovat pinnalla. Aineistojen automaattisiin käsittelyihin on haettu ratkaisuita myös ohjelmistokehityksen kautta. Myös kirjastojen remontit mahdollistavat logististen ratkaisujen miettimistä uudelta näkökannalta.
Helmet-kirjastojen kirjastojärjestelmän kilpailutus etenee ja sen tiimoilta Helmet-alueen kirjastoista on matkattu mm. muihin pohjoismaihin tutustumaan käytössä oleviin kirjastojärjestelmiin. Vaatimusmäärittelyjä on työstetty ahkerasti ja kuulimme yhden vaatimuksista olevan, ettei Satu Rämön uutuuskirjat enää kaada kirjastojärjestelmää. Järjestelmänvaihtoprojekti sisältää myös useita alaprojekteja, muun muassa YKL-luokituksen käyttöönoton Helsingissä.
Finnan kuulumiset
Kansalliskirjaston Finna-palvelujen Serafia Kari tuli ajoihin kertomaan Finnan kehitystyön kuulumisia ja antamaan vinkkejä siihen, kuinka Finnan hallintaliittymästä saatavia tilastoja voidaan käyttää verkkokirjaston kehittämiseen.
Yleiset kuulumiset
Finna työskentelee parhaillaan mm. seuraavien tehtävien parissa:
- Tällä hetkellä erityisesti järjestelmävaihdot työllistävät Finna-tiimiä.
- E-kirjaston aineistoa haravoidaan testiksi Finnaan keväällä, ja myöhemmin järjestetään aiheeseen liittyvä työpaja kirjastoverkkopäivillä. Tavoitteena on saada E-kirjaston aineistot näkyviin Finnaan.
- Kaksivaiheinen kirjautuminen (2fa) on työn alla. Tämä vahvistaisi kirjautumisen turvallisuutta, koska nelinumeroinen pin-koodi on koettu liian heikoksi.
- Kehittämistyön tueksi on alettu testata sitä, että kaikki kirjastokimpat saavat olla mukana äänestämässä, miten osa Finnan kehitystehtävistä priorisoidaan. Näin toivotaan, että kimppoja saadaan osallistettua priorisointiin, ja tämä lisää myös kehittämisen läpinäkyvyyttä. Alustavat kommentit ovat olleet positiivisia, ja kokeilua jatketaan ja kehitetään.
- Finna toteuttaa joka toinen vuosi asiakaskyselyn Finna.fi:ssä ja kaikissa asiakasorganisaatioidensa verkkosivustoilla. Vuoden 2025 käyttäjäkyselyssä vastauksia saatiin ennätysmäärä, yli 62 000, joista 45 000 yleisistä kirjastoista. Kyselyn mukaan 74% vierailijoista käyttää verkkokirjastoa mobiililaitteella, 32% tietokoneella ja 9% tabletilla. Suositteluindeksi oli 56 ja keskiarvo 8,7, mikä on hieman laskua edellisvuodesta, mutta tätä voi selittää se, että vastaajia oli enemmän ja iso osa vastauksista tuli Helmetiltä, joka on vasta siirtynyt käyttämään Finnaa.
Tilastoista tukea Finnan kehittämiseen
Finna käyttää tilastojen keräämiseen Matomo-nimistä avoimen lähdekoodin työkalua. Matomoa ylläpidetään paikallisesti Finnan palvelinympäristössä ja se anonymisoi käyttäjien IP-osoitteet, mikä tekee siitä tietoturvallisen tilastointityökalun. Matomo hankkii tietonsa pääasiassa käyttäjän evästeiden perusteella, mutta jos käyttäjä ei hyväksy evästeitä, tilastointi onnistuu silti, joskin epätarkemmin.
Finnan tilastoista selviää mm. sivukatselujen määrä, keskimääräinen sivustolla vietetty aika, poistumisprosentti sekä se, paljonko eri hakutyyppejä ja verkkokirjaston haun rajaimia eli fasetteja on käytetty. Näiden avulla voi päätellä yleisiä trendejä siitä, kuinka verkkokirjastoa käytetään. Tilastojen perusteella voi esimerkiksi hioa fasetteja: jos jonkin tietyn fasetin käyttö on todella vähäistä, sen voi todennäköisesti ottaa pois käytöstä. Näin verkkokirjastosta voi karsia pois vähän käytettyjä ominaisuuksia ja toisaalta käyttää tilastoja tukena, kun suunnitellaan uusia sisältöjä.
Tilastoasiaa
Tilastohetkessä aiheena oli kirjastotilastot ja niiden käyttäminen. Tilastot ovat tärkeä työkalu kirjastojen tiedolla johtamisessa. Tilastojen avulla pystytään luomaan tilannekuva kirjaston nykytilasta ja suunnittelemaan tulevaa. Ne auttavat myös seuraamaan kehitystä ja kertomaan kuinka hyvin kirjaston visio toteutuu. Tilastoja voidaan hyödyntää myös selvittämään, miten hyvin kirjastossa toteutuvat kirjastolain asettamat tehtävät ja millaisia vaikutuksia niillä on.
Kirjastoille tärkeitä tilastopalveluita ovat esimerkiksi OKM-tilastot ja kirjastot.fi raportointipalvelun tilastot. Syksylle on suunnitteilla uuden kirjastotilastot.fi-palvelun käyttöönotto, jossa tilastoja visualisoidaan PowerBI-upotuksena. Kehitteillä on myös valtakunnallinen tilastokenno, jonka tarkoituksena on kehittää datan saavutettavuutta ja tarjota monipuolisempi kokonaiskuva palvelutuotannosta.
Jotta päätöksiä voidaan tehdä järkevästi, on tärkeää saavuttaa relevantit tiedonlähteet, joista data on saatavissa helposti luettavassa muodossa. Näin ehkäistään päätöksiä, jotka perustuvat mutuun tai siihen, että näin on aina ennenkin toimittu. Mutun ja hiljaisen tiedon erottaminen toisistaan voi olla haastavaa. Oikeiden kysymysten esittäminen ja tiedostamattomien tekijöiden havaitseminen auttaa luomaan paremman kokonaiskuvan tilanteesta. Tekoälyä on mahdollista hyödyntää esimerkiksi palautedatan analysointiin, jotta palveluiden kehittäminen saadun palautteen pohjalta olisi helpompaa.
Daniel Forsman – Tukholman yleisten kirjastojen johtaja
- Tukholmassa ollaan tekemässä järjestelmänvaihdos. Sopimus on tehty Systematicin kanssa Cicero-järjestelmästä. Erikoinen asia kilpailutuksessa oli, että Tukholma vaati järjestelmän tarjoalta myös logistiikkaratkaisuja. Eli järjestelmäntuottaja tekee itse sopimuksen logistiikkajärjestelmän kanssa.
- Päivitykseen on päässyt myös organisaatiorakenteet ja kirjaston strategiat. Tärkeimpänä kantavana ajatuksena on, että kokoelman on tarkoitus olla kierrossa, ei hyllyssä.
- Tukholmassa lisätään tiloja ja aineistoja lapsille. On todettu, että aikuiset hakevat enenevissä määrin tiettyä aineistoa ja hankkivat sen varaamalla. Avohyllyissä ei siis tarvitse olla niin paljon aineistoa aikuisille.
- Tukholmassa on kolme mediahotellia ja yksi varasto (book deposit). Kirjastojen avohyllyissä on se aineisto, joka menee todennäköisimmin lainaan, hotellissa se minkä asiakkaat saattavat haluta lainaan, ja varastossa se mitä asiakkaat harvoin lainaavat mutta mikä haluaan pitää kokoelmissa. Kun joku varaa varastossa olevaa aineistoa, se kulkeutuu hotellin yhteydessä olevan keskuslajittelijan kautta kirjastoihin.
- Tukholmassa myös pohditaan monenlaisia hyvin ”laatikon ulkopuolella” olevia mahdollisuuksia esimerkiksi satojen noutopaikkojen perustamiseen päiväkotien yhteyteen. Sieltä voisi samalla hakea lapset ja kirjastolainat. Kuljetukset voisivat onnistua vaikka postinkantajien tai kauppojen kotiinkuljetusautojen mukana. Isot kirjastobussit voisi vaihtaa useaan pakettiautoon, jotka kävisivät päivisin koulujen pihoilla ja öisin hoitaisivat kuljetuksia.
Tekoäly Kyyti-kirjastoissa
Kotkan kirjastotoimenjohtaja Mikko Vainio piti esitelmän Kyyti-kirjastojen verkkokirjastossa käyttöön otetusta neuvontabotista, jolta asiakkaat voivat kysyä apua kirjaston käyttöön. Botin pohjana on ChatGPT:n versio 3.0, ja lisäksi sitä on koulutettu Kyyti-kirjastoihin liittyvällä datalla. Bottia on käyttänyt tähän mennessä n. 20 käyttäjää per vuorokausi ja se luo vajaat 100 vastausta päivässä, eli se on otettu käyttöön sujuvasti.
Tämänhetkinen botti on kahden vuoden ajattelu- ja pilotointityön tulos, mutta se ei ole vielä täysin valmis. Kotkan kirjaston strategia on, että myöhemmin vuonna 2025 voitaisiin julkaista tekoälyyn ja koneoppimiseen perustuva lukuvalmentaja. Botti voitaisiin myös kiinnittää rajapinnan yli esimerkiksi ulkopuolisiin tietovarantoihin ja verkkokirjastoon, jotta se pystyisi tarjoamaan entistä monipuolisemmin apua ja palveluksia. Esimerkiksi aineiston suosittelu ja automaattinen varaaminen voisivat olla joku päivä mahdollisia toimintoja.
Botin käyttöönotto vaati myös henkilöstön vakuuttamista siitä, että tietosuojaan liittyvät pelot ja lainsäädännöt otetaan huomioon. Palvelun on myös vastattava saavutettavuusdirektiiviä. Tietosuojaan liittyviin seikkoihin on pyritty vastaamaan sillä, että chatissä ei kysytä henkilötietoja, keskusteluja ei tallenneta ja lisäksi keskusteluja ei käytetä tekoälyn koulutusdatana. Googlella on konesali Haminassa, joten data ei kulje Suomen tai EU:n rajojen ulkopuolelle. Näiden seikkojen lisäksi chat ei vastaa vihamielistä kieltä sisältäviin kysymyksiin. Tulevaisuudessa toivotaan, että ChatGPT:stä voitaisiin vaihtaa EU:ssa kehitettyyn tekoälypalveluun, kunhan sellainen julkaistaan.
Botti luo kirjastosta mielikuvaa paikkana, joka pysyy muutoksessa mukana. Myös Kyytin henkilökunnan ymmärrys tekoälyn suhteen on lisääntynyt, ja he voivat myös opastaa asiakasta tekoälyn käytössä.
Botin toimintaan voi tutustua Kyyti-verkkokirjastossa. Kannattaa myös testata ominaisuus, joka huomattiin yllättäen jo ennen käyttöönottoa: botti osaa kertoa vitsejä!
Kirjastokierros Metsossa
Antti Tampereen kirjastosta kierrätti meitä niin henkilökunnan tiloissa kuin asiakastiloissa.
Henkilökunnan työtilat olivat pääasiassa avokonttoreita. Omia työpisteitä ei virallisesti ole, vaan kukin istuu sellaisella työasemalla, joka sattuu olevan vapaana. Toki todellisuudessa usein tietyt paikat vakiintuvat tietyille henkilöille. Meidän turkulaisten silmää miellytti työtilojen hillitty värimaailma ja kasvit.
Metsossa on luovuttu lajittelijasta kokonaan. Tampereella ei ole myöskään käytössä RFID-tarroja olenkaan. Nämä olivat yllättäviä juttuja vaskilaiselle.
Kirjastossa oli arkkitehdin suunnittelemat kirjakärryt, ja ne olivat ainoat kärryt, joita saa käyttää asiakastiloissa.
Varaukset lajitellaan Metsossa varaustunnisteen mukaan. Aika väljää näytti hyllyissä olevan! Heillä oli varausten luona näkyvissä myös alla oleva ohje. Voisi olla meillekin hyödyllinen.
Asiakkaat tekevät palautukset aulan keskellä olevalla palautusalueella. Siellä oli usea palautuspiste, joiden vieressä oli suljettu laatikko. Tuohon laatikkoon automaatti ohjeistaa tipauttamaan varatut ja muualle lähtevät, kun taas muut palautukset laitetaan avohyllyyn. Palautushyllyistä ei korjata ihan koko ajan aineistoa pois, vaan tarkoitus on, että muut asiakkaat voivat tulla niistä lainaamaan juuri palautunutta aineistoa. Ihan mukavasti kuulemma näistä hyllyistä lähtee aineistoa lainaan.
Lopuksi
ATK-ajojen päätteeksi käytiin keskustelua tulevaisuuden yhteistyönäkymistä ja yksimielisesti todettiin, että yhteisestä järjestelmäihmisten verkostosta on hyötyä ja livetapaamisia halutaan järjestää jatkossakin. Ensi vuoden kokoontumisajojen teemoiksi kaavailtiinkin jo alustavasti tekoälyä sekä tilastojatkoja.
Raportin kirjoittivat: Roosa Kyllönen, Mikko Liimatainen, Anni Mäki-Mantila ja Iina Niemi
