Talvella 2023 toteutettiin Lounais-Suomen kirjastojen näkyvyystyöryhmän ideoinnin pohjalta Kuntapäättäjät kylään kirjastoon -kampanja, jonka ytimessä oli kuntapäättäjille kohdennettu oman kunnan kirjaston esittely ja vierailu kirjastoon. Kampanjan viestintä ja materiaalien valmistelu tehtiin yhdessä näkyvyystyöryhmän kanssa. Kampanjakokemuksia kartoitettiin kyselyllä, johon vastasi 11 kirjastoa, mutta tässä raportissa hyödynnetään myös etäkahveilla käytyjä keskusteluja.
Vierailu toteutui ainakin kahdeksassa kunnassa. Vierailuja pyrittiin tähtäämään tietylle viikolle helmikuussa, mutta käytännön syistä vierailuja toteutui pitkin talvea ja kevättä. Monissa kunnissa kampanja kiinnosti kyllä, mutta syystä tai toisesta ei ollut sopiva hetki toteuttaa sitä nyt. Kiinnostuksesta kertoo myös se, että kampanjan tueksi pidetyille etäkahveille osallistui parhaimmillaan yli 20 kirjastolaista.
Kampanjan rakentaminen yhteisvoimin
Näkyvyystyöryhmän jäsenten voimin tuotettiin vierailujen toteuttamisen helpottamiseksi erilaisia materiaaleja. Vierailun valmistelun tueksi tuotettiin video, jossa käydään läpi vierailun rakennetta. Luonnos kutsukirjeestä ja lehdistötiedotteesta helpottivat tapahtumasta viestimistä. Vierailua varten laadittiin muokattava PowerPoint-diasetti, jossa oli ehdotuksia käsiteltävistä aihealueista. Pääosa kirjastoista oli hyödyntänyt valmisteltua esittelyä jollain tavoin. Omiakin materiaaleja käytettiin, hyvänä esimerkkinä henkilögalleria, jonka avulla havainnollistettiin sitä, keitä kirjastossa on töissä ja mitä kaikkea heidän työnkuvaansa kuuluu. Eräässä kirjastossa vierailu nivottiin yhteen kirjaston muuhun toimintaan, ja oivaltavasti järjestettiin kuntapäättäjille VIP-etkot kirjailijavierailun alla.
Kampanjan näkyvin osa on ehkä kuitenkin Sinä olet VIP-asiakas -kirjanmerkki, jota on jaettu kaikissa alueen kirjastoissa. Kirjanmerkki on herättänyt kiinnostusta myös muilla AKE-alueilla. Kirjanmerkkiin on listattu kirjastojen hyötyvaikutuksia. Myös kirjanmerkki syntyi näkyvyystyöryhmän omin voimin.
Vierailujen tueksi järjestettiin myös vapaamuotoisia etäkahveja, jotka toimivat hyvin tsemppiapuna kampanjan suunnittelussa ja toteutuksessa. Osallistujia oli reilusti enemmän kuin toteutuneita kampanjoita, joten aiheena päättäjäviestintää on hyvä pitää jatkossakin esillä. Etäkahveilla jaettiin positiivisia ja negatiivisia mietteitä vierailujen valmisteluista ja toteutuksesta, jaettiin hyviä vinkkejä ja esille nousi myös hieman aiheen ohi tärkeitä keskustelunaiheita. Etäkahvit koettiin todella hyödyllisiksi vertaistuen tilaisuuksiksi. Kampanjan jälkeen pidettiin vielä ”jälkiruokakahvit”, joihin harmittavasti ei saatu koolle kovinkaan paljoa osallistujia
Miten kampanja sujui
Varsinaiset kuntapäättäjien vierailut sujuivat hyvin. Haastavinta oli selvästikin kuntapäättäjien tavoittaminen ja houkuttelu paikalle. Vierailuille kutsuttiin tyypillisesti kunnanvaltuuston ja -hallituksen ja/tai lautakuntien jäseniä. Tilaisuuteen saapuneiden päättäjien määrä vaihteli 2 ja 25 välillä. Parhaiten kuntapäättäjiä saatiin paikalle, kun vierailu järjestettiin yhteistyössä kuntahallinnon kanssa, esimerkiksi kun vierailu järjestettiin jonkin säännöllisen kokouksen yhteydessä. Pahimmillaan taas kävi ilmi, että kuntapäättäjät eivät seuraa lainkaan kunnan omaa sähköpostikansiotaan, eikä kutsu tavoittanut heitä lainkaan. Kutsuviesti saattoi olla myös liian pitkä ja epäselvä erottuakseen viestimassasta. ”Teimme laadukkaat materiaalit ja meitä oli 3 henkilöä niitä esittelemässä. Olisimme kovasti toivoneet päättäjistä suurempaa osanottoa.”
Kuntapäättäjätkin olivat tyytyväisiä vierailuun, he saivat uutta tietoa kirjaston toiminnasta ja keskustelua syntyi. Parhaimmillaan vieraita piti jopa hätistellä ulos. Vierailun konkreettisia vaikutuksia on vaikea arvioida vielä, mutta ainakin yhdellä paikkakunnalla sovittiin jo, että sivistyslautakunta alkaa kokoontumaan 1–2 kertaa vuodessa kirjastolla.
Kaikki kampanjaan osallistuneista ja vasta toteutusta suunnittelevista kirjastoista osallistuisi kampanjaan uudelleen, ja sellainen varmasti toteutetaankin jossain vaiheessa. Eräässä kirjastossa todettiin: ”tämän tyyppisiä tilaisuuksia täytyisi pitää säännöllisesti ylläpitämässä vuoropuhelua päättäjien kanssa”, eivätkä he varmastikaan ole ajatuksensa kanssa yksin.
Yhdessä toteutettu kampanja oli selvästikin toimiva ja toistamisen arvoinen idea! Ja vaikka kokonaisuutena onnistuttiinkin hienosti, niin joitakin oppeja, tai muistutuksia tästäkin kannattaa pistää korvan taakse.
- Vertaistuen todettiin olevan taas kerran kultaakin kalliimpaa, kiitos siis kaikille etäkahveille osallistuneille!
- Yhteydenpito kuntapäättäjiin on tärkeää, eikä lopulta ehkä niin pelottavaa tai vaikeaa kuin sen ajattelisi olevan.
- Kuntapäättäjien tavoittaminen ja heidän huomionsa kiinnittäminen voi olla vaikeaa. Tässä yhteydessä kannattaa hyödyntää kuntahallinnon omia viestintäkanavia ja kokousajankohtia.
- Median tavoittamiseen ja kampanjan näkyvyyteen voisi yrittää panostaa vielä hieman enemmän, nyt tiedote meni läpi vain yksittäisiin julkaisuihin.
Lisätietoja AKE-ihmisiltä: ake-kirjasto@turku.fi
